طراحی و چاپ ست اداری برای کسب‌وکارهایی که به هویت بصری سازمان و برندسازی اهمیت می‌دهند، مهم است. با استفاده از ست اداری تمام وسایل اداری و تحریر موجود در سازمان شما یکپارچه می‌شود. وقتی از نمای کلی به میزهای کار کارمندان نگاه می‌کنید، این یکپارچگی توجه شما را به خود جلب می‌کند و به‌خوبی متوجه می‌شوید که چرا طراحی ست اداری اهمیت دارد. اگر سازمان شما هویت بصری درستی داشته باشد، طراحی و چاپ ست اداری کار چندانی ندارد؛ به‌راحتی می‌توانید چاپ سربرگ، پاکت و فولدر را با طرح هماهنگ انجام دهید و از آن‌ها استفاده کنید.
اجزای اصلی ست اداری
ست اداری آیتم‌های مختلفی دارد که شما می‌توانید از بین آن‌ها انتخاب کنید و اقلام مورد نظرتان را سفارش دهید. در ادامه لیست اجزای ست اداری که می‌توانید برای طراحی و سفارش چاپ در نظر بگیرید را ارائه می‌دهیم:
- سربرگ
- پاکت
- کارت ویزیت
- فولدر
- دفترچه یادداشت
- ساک دستی
- برگه یادداشت
- لیبل
- هدایای تبلیغاتی مثل ماگ و خودکار
دقت داشته باشید که بعضی از اجزای ست اداری مثل سربرگ و پاکت کاربرد بیشتری دارند، اما بعضی از سفارش‌ها مثل چاپ دفترچه یادداشت، کم‌تر در ست اداری جای می‌گیرند. نکته این است که با استفاده از آیتم‌های غیرمعمولی مثل دفترچه یادداشت تبلیغاتی، می‌توان تأثیرگذاری ست اداری را دوچندان کرد.
نکات مهم در طراحی ست اداری
پیش از اینکه به سراغ طراحی تبلیغات چاپی و برندسازی مثل ست اداری بروید، باید هویت برند خود را تعریف کنید؛ هویت بصری نیز زیرمجموعه‌ای از هویت برند شماست. برای تعیین هویت برند، به این سوال ساده پاسخ دهید: اگر برند شما یک انسان بود، چه ویژگی‌هایی داشت؟ این سوال را با جزئیات زیاد پاسخ دهید؛ ویژگی‌های شخصیتی، شیوه برخورد با مخاطبان، ویژگی‌های رفتاری و حتی استایل شخصیت فرضی برند شما برای تعیین هویت بصری اهمیت دارد.
بر این اساس می‌توانید تصمیم بگیرید که در طراحی ست اداری، از چه رنگ‌هایی، چه فونت‌هایی و چه طرح‌های گرافیکی استفاده کنید. به‌عنوان مثال اگر برندی ارتباط صمیمانه با مخاطب دارد، می‌تواند رنگ‌های گرمی چون نارنجی یا سبز روشن را برای طراحی ست اداری در نظر بگیرد؛ اما برندی که ارتباط رسمی با مخاطب دارد و می‌خواهد لوکس بودن را نمایش دهد، باید به سراغ رنگ‌های شکیلی چون سورمه‌ای، طلایی یا قهوه‌ای تیره برود.
بعد از تعیین عناصر هویت بصری می‌توانید به سراغ طراحی ست اداری بروید. نکات مهمی که در حین طراحی اقلام مختلف ست باید به آن توجه داشته باشید را در ادامه توضیح می‌دهیم:
- طرح‌ها را بیش از حد شلوغ نکنید، در دنیای تبلیغات مدرن طراحی مینیمال طرفدارهای بسیاری دارد.
- برای نوشتن اطلاعات از فونت‌هایی استفاده کنید که هم با هویت بصری سازمان هماهنگی داشته باشند و هم خوانایی خوبی داشته باشند.
- طراحی هرکدام از اجزای ست اداری باید در عین هماهنگی، منحصربفرد باشد. اگر از یک طرح برای تمام اقلام استفاده کنید، نتیجه آن در چاپ چندان مطلوب نخواهد بود.
- پیش از طراحی، برای هرکدام از اقلام ست اداری، قطع مناسب در نظر بگیرید. مثلا برای سربرگ قطع A4 یا A5 بیشترین کاربرد را دارد.
- در کناره‌های طرح‌ها، حاشیه‌گذاری و در نظر گرفتن نواحی امن را فراموش نکنید. ممکن است در دستگاه‌های چاپ کاغذها کمی جابه‌جا شوند. اگر حاشیه در نظر نگرفته باشید، ممکن است بخشی از طرح در چاپ ست اداری نباشد.
- در نظر گرفتن رزولوشن بالا، طراحی با قالب رنگی CMYK و گرفتن خروجی در فرمت مناسب نکات مهم دیگری است که در طراحی ست اداری باید به آن‌ها توجه داشته باشید.
بهتر است بعد از طراحی ست اداری، طرح را به یک فرد متخصص در حوزه طراحی ابزارهای چاپی یا تکنسین چاپخانه نشان دهید تا ایرادها قبل از ورود به فرایند چاپ و زمانی که امکان اصلاح آن‌ها وجود دارد، پیدا شوند.
نکات فنی مهم در چاپ ست اداری
نکات فنی چاپ اقلام ست اداری موارد دیگری هستند که باید به آن‌ها توجه کنید. مثلا در چاپ فولدر انتخاب کاغذهای دارای گرماژ بالا اهمیت بسیاری دارد و حتی به روکش‌های مناسب مانند لمینت یا سلفون نیاز دارد. در ادامه نکات مهمی که در سفارش چاپ ست اداری باید به آن‌ها توجه داشته باشید را ارائه می‌دهیم:
- چاپ ست اداری به دو روش آفست و دیجیتال انجام می‌شود. هر دو روش کیفیت بالایی دارند. روش دیجیتال معمولا برای سفارش‌های تیراژ پایین‌تر کاربرد دارد و چاپ آفست برای سفارش‌های تیراژ بالا مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- ست اداری را می‌توان روی کاغذهایی از جنس‌های مختلف چاپ کرد. کاغذ تحریر و گلاسه دو نوع کاغذ پرکاربرد برای اجزای مختلف ست اداری هستند. هرچقدر گرماژ کاغذ بالاتر باشد، مقاومت و کیفیت بیشتری دارد و قیمت آن نیز بیشتر می‌شود.
- خدمات جانبی چاپ ست اداری مانند چاپ برجسته، روکش سلفون مات یا براق و چاپ UV به افزایش کیفیت اقلام ست اداری و جذابیت بصری این محصولات کمک می‌کند.
نکات چاپ ست اداری جزئیات بسیاری دارند که اغلب کارفرماهایی که به‌صورت تخصصی در این حوزه کار نمی‌کنند، از آن‌ها بی‌اطلاع هستند. به همین دلیل بهتر است سفارش خود را به چاپخانه‌ای مسئولیت‌پذیر بسپارید که با توجه به نیاز شما، ویژگی‌های مناسب را پیشنهاد می‌کند و نتیجه نهایی چاپ ست اداری را با بهترین کیفیت به شما تحویل می‌دهد.
اشتباهات رایج در طراحی و چاپ ست اداری
تا اینجا متوجه شدید که هنگام سفارش طراحی و چاپ ست اداری باید به چه نکاتی توجه داشته باشید. در این بهش اشتباهات رایجی که در طرح‌های ست اداری دیده می‌شود و کافرماها معمولا بخاطر تجربه پایین به آن‌ها توجه نمی‌کنند را مطرح می‌کنیم:
- در ست اداری اطلاعات بیش از حد برای تبلیغات ارائه ندهید. این ابزار فقط برای قرار دادن اطلاعات تماس و نشان دادن برند و لوگوی شما به مخاطب کاربرد دارند، نه معرفی محصولات و خدمات و شرکت شما.
- در طراحی ست اداری فقط از یک فونت استفاده کنید و در صورت نیاز سایزها یا حالت‌های مختلف (ایتالیک، بولد و…) در نظر بگیرید. استفاده از چند فونت، طراحی ست اداری را به‌هم ریخته و ناهماهنگ می‌کند.
- طرح‌های شلوغ نه‌تنها توجه‌ها را جلب نمی‌کنند، بلکه برند شما را غیرحرفه‌ای نشان می‌دهند.
- استفاده از تعداد رنگ‌های زیاد یا ترکیب رنگ‌های ناهماهنگ در ست اداری روی نتیجه نهایی کار اثر منفی دارد.
در نهایت اگر در تمام مراحل طراحی و چاپ ست اداری از افراد متخصص راهنمایی بگیرید و از آن‌ها بخواهید بر روند کار نظارت داشته باشند یا حتی خودشان کار طراحی و چاپ را انجام دهند، نتیجه نهایی مطابق با انتظارتان می‌شود و کیفیت بالایی خواهد داشت.
